Letzte Aktualisierung 17.06.2024
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Umsätze wird gemäß dem am 30. August 2023 verabschiedeten Regierungsentwurf ab dem 1. Januar 2025 eingeführt.
Was bedeutet überhaupt E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und sorgt für weniger Fehler und schnellere Abläufe. Für Deutschland relevant ist die europäische Norm EN 16931.
Mehr darüber kannst du hier nachlesen: https://www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/verwaltungsmodernisierung/einfuehrung-e-rechnung/einfuehrung-e-rechnung-artikel.html
Die wichtigsten Punkte der Änderungen im Überblick
- Empfangspflicht ab 2025: Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.
- Übergangsfristen bis 2026: Unternehmen haben bis Ende 2026 Zeit, ihre Prozesse vollständig umzustellen. Während dieser Übergangszeit können noch Papierrechnungen und andere nicht-konforme elektronische Formate verwendet werden, wenn der Empfänger dies ausdrücklich akzeptiert.
- Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen (unter 250 Euro) und Fahrausweise sind von dieser Regelung ausgenommen. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind ebenfalls nicht betroffen.
- Erstellungspflicht ab 2026: Ab 2026 müssen Unternehmen auch in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro haben eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027.
Hier kann der aktuelle Entwurf nachgelesen werden: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Gesetzestexte/Gesetze_Gesetzesvorhaben/Abteilungen/Abteilung_IV/20_Legislaturperiode/2023-09-08-WtChancenG/1-Referentenentwurf.pdf?__blob=publicationFile&v=2
Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Sie reduziert die Fehlerquote, spart Zeit und Kosten und trägt zur Nachhaltigkeit bei. Durch die automatische Verarbeitung der Rechnungen wird der Verwaltungsaufwand deutlich verringert.
ZUGFeRD, XRechnung und E-Rechnungen – Unterschiede und Gemeinsamkeiten
E-Rechnungen sind der Oberbegriff für alle Arten von elektronischen Rechnungen und umfassen sämtliche Formen der digitalen Rechnungsstellung. Innerhalb dieses Rahmens gibt es spezifische Formate wie ZUGFeRD und XRechnung, die den Vorgaben der CEN Norm EN 16931 entsprechen.
ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das sowohl ein PDF für die menschliche Lesbarkeit als auch einen strukturierten Datensatz in XML-Form für maschinelle Verarbeitung kombiniert. Es eignet sich besonders für den Austausch zwischen verschiedenen Unternehmen und unterstützt eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. Entwickelt und standardisiert wurde ZUGFeRD in Deutschland.
Im Gegensatz dazu ist XRechnung ein reines Datenformat in XML, das keine visuelle PDF-Komponente enthält. Es ist speziell auf den öffentlichen Sektor und Behörden in Deutschland ausgerichtet und erfüllt die EU-Normen für die elektronische Rechnungsstellung. Durch seine Fokussierung auf maschinelle Verarbeitung ermöglicht es einen automatisierten Datenaustausch.
Vorbereitung auf die Umstellung
Es ist ratsam, frühzeitig damit zu beginnen, die internen Abläufe zu optimieren und passende Softwarelösungen zu integrieren. Eine umfassende Schulung der Mitarbeiter ist ebenfalls von großer Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Übergang reibungslos verläuft und alle Beteiligten mit den neuen Prozessen vertraut sind.
Häufige Fragen
Ja, elektronische Rechnungen müssen originär elektronisch aufbewahrt werden und unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren.
Ein PDF allein gilt nicht automatisch als E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet wird.
Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung betrifft ausschließlich Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen haupt- oder nebenberuflich tätig ist. Ab dem Jahr 2028 müssen auch Kleinunternehmer (mit Umsatzsteuerpflicht) E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen.
