Letzte Aktualisierung 27.11.2023
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Umsätze wird gemäß dem am 30. August 2023 verabschiedeten Regierungsentwurf ab dem 1. Januar 2025 eingeführt. Zu einem späteren Zeitpunkt ist die Einführung eines Meldesystems (Tax-Reporting) für inländische B2B-Umsätze zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs vorgesehen.
Was bedeutet überhaupt E-Rechnung?
Die E-Rechnung ermöglicht es, Rechnungsinformationen auf elektronischem Weg zu übermitteln, automatisiert zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung ist damit ein vollständig digitaler Prozess möglich.
Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder Bildformaten wie z.B. PDF stellt die E-Rechnung den Rechnungsinhalt in einem strukturierten und maschinenlesbaren Datensatz dar. Damit ist sichergestellt, dass auf diese Weise ausgestellte Rechnungen elektronisch übermittelt, elektronisch empfangen sowie nahtlos und automatisiert weiterverarbeitet und zur Zahlung gebracht werden können.
Inhalt und Format des E-Rechnungsdatensatzes wurden europaweit vereinheitlicht (Europäische Norm EN 16931).
Mehr darüber könnt Ihr hier nachlesen: https://www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/verwaltungsmodernisierung/einfuehrung-e-rechnung/einfuehrung-e-rechnung-artikel.html
Die wichtigsten Punkte der Änderungen im Überblick
- Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen und Selbstständige elektronische Rechnungen akzeptieren. Diese basieren auf XML-Dateien und erfordern eine spezielle Software, werden jedoch nicht zwangsläufig per E-Mail versendet.
- Die Erstellung von Rechnungen allein mit Word oder Excel ist bereits jetzt stark eingeschränkt und wird im B2B-Bereich künftig technisch und rechtlich nicht mehr erlaubt sein. Selbstständige müssen voraussichtlich auf Faktura- oder Buchhaltungssoftware zurückgreifen.
- Nach erfolgreicher Umstellung profitieren Kunden, besonders jene mit vielen Rechnungen, von einer verbesserten automatisierten Verarbeitung. Bisher wird dies mittels OCR-Schrifterkennung realisiert, die bei eingescannten oder PDF-Rechnungen nach den benötigten Informationen sucht, jedoch fehleranfällig ist. Echte elektronische Rechnungen übermitteln sämtliche relevanten Informationen digital und strukturiert, was die Fehlerwahrscheinlichkeit stark reduziert.
- Gemäß dem Wachstumschancengesetz gibt es Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen & Rechnungen an Privatkunden. Diese können weiterhin in Papier- und PDF-Formaten ausgestellt werden. Dies bedeutet jedoch auch, dass bei Kunden aus beiden Kategorien unterschiedliche Rechnungsformate verwendet werden müssen.
Hier kann der aktuelle Entwurf nachgelesen werden: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Gesetzestexte/Gesetze_Gesetzesvorhaben/Abteilungen/Abteilung_IV/20_Legislaturperiode/2023-09-08-WtChancenG/1-Referentenentwurf.pdf?__blob=publicationFile&v=2
Gemäß dem Entwurf vom 14.07.2023 ist es allerdings auch akzeptabel, bis zum 31.12.2025 andere elektronische Formate als EN16931, PDFs und sogar Papierrechnungen zu verwenden. In der Praxis wird die E-Rechnung erst ab dem 01.01.2026 relevant, und vollständig erst ab dem 01.01.2028, da die EN16931-Norm bis zum 31.12.2027 nicht verbindlich ist.
Daher heißt es auch in dem Falle, dass man sich auf jeden Fall Gedanken machen sollte und in dem Zuge auch seine Rechnungserstellung umstellt, aber man hat auf jeden Fall noch genügend Zeit um alles umzustellen.
